先按资料可见范围给知识库分级，再决定哪些内容可以让 AI 读取。把含隐私的原件留在受控位置，只上传经过检查的必要摘录，分享前再检查答复里是否带出了可识别信息。

按资料的可见范围分级

公开手册可以进入普通资料库。日记、就医记录和证件资料适合保存在有访问保护的本地位置，备份同样需要保护。工作资料按单位的数据分级和授权流程处理。账号口令、验证码和密钥应放在专门的凭据管理工具里。

从原件中单独制作问答摘录

假设要从活动签到表整理各时段到场人数，另存一份只含时段和汇总人数的文本即可。姓名、联系方式、文件名和原表截图都可以省略。只改姓名仍可能通过部门、日期、少数人员组合等线索识别当事人。

检查正文之外的信息

Word 的批注、修订记录和作者属性，表格的隐藏工作表，以及 PDF 的可复制文字层，都可能保留原信息。优先从必要信息重新生成一份独立文件，再重新打开检查。图片上的遮盖也应写入导出的像素，避免原图留在附件或图层里。

区分个人事务与工作处理

在中国大陆，自然人为个人或家庭事务处理个人信息，属于个人信息保护法第七十二条规定的情形。客户资料、团队知识库等工作场景应按实际用途和组织规则判断。法律意义上的匿名化要求无法识别特定自然人且不能复原，替换姓名通常仍需按可识别资料管理。

以下用腾讯 ima 的旧版界面说明只用检查后的摘录做问答的流程。

打开个人知识库

以腾讯 ima 电脑端为例，中国大陆用户可通过腾讯 ima 下载中心获取客户端。基础知识库与问答功能可免费使用，存储空间以账号页面为准。登录后找到侧栏「个人知识库」，仅选定用于本次问答的资料范围。个人库的访问范围与服务端的数据处理范围需要分别看。

添加经过检查的副本

通过资料列表旁的添加入口选取文件。添加前确认本地文件名和预览内容，避免选到原件。图中以旧版共享库展示添加入口。如果当前位于共享库，还需按成员权限判断资料能否放入该库。

只问摘录可以回答的问题

在库内问答框输入问题。以上述虚构签到表为例，可以问「按时段列出到场总人数，并注明对应摘录」。提问本身也属于交给服务处理的内容，应避开摘录已去掉的信息。

按引用核对答复

查看回答下方的参考资料，确认实际引用的是经过检查的副本。转发前再检查答复是否包含识别线索，尤其要留意小样本和多字段组合。如果误传原件，先撤销共享和移除文件，再按服务和单位流程确认回收站、历史版本及已发副本如何处理。